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Lifestyle | 16.08.2022

Digitalisierung

So funktioniert die digitale Unterschrift

Seit einigen Jahren stehen wir knietief in der Digitalisierung. Das bedeutet, das Leben wird zunehmend virtuell organisiert und abgewickelt. Dabei sehen dies viele mit einer hochgezogenen Augenbraue. Vornehmlich geht es bei der Auslagerung analoger Prozesse in die digitale Welt um die Verbesserung unserer Lebensqualität. Alles soll einfacher werden. Ein Bereich, in dem dies zu spüren ist, ist der der Vertragsabschlüsse. Wer heute einen Kredit nutzen möchte, kommt hier – zum Beispiel mit einer digitalen Unterschrift – leichter und schneller zum Ziel. Die hierfür rechtsgültigen Verträge können mittlerweile zu 100 Prozent digital aufgesetzt werden. Damit das aber die Rechte aller Vertragsparteien nicht außen vor lässt, muss auch die Unterzeichnung weiterhin in zuverlässiger Weise möglich sein.

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Pixabay.com © RazorMax CCO Public Domain Digitale Vertragsabschlüsse bieten mehr Sicherheit. Mit der richtigen Vorgehensweise sind diese Dokumente sehr fälschungssicher.

Warum digital?

Wahrscheinlich fragt sich jetzt der ein oder andere unter Euch, was das soll. Vorher hat doch alles auch analog hervorragend funktioniert. Und an dieser Stelle muss man diesem Einwand Recht geben: Ja, das hat es. Dem lassen wir an dieser Stelle jedoch ein großer ABER folgen. Denn auch, wenn analoge Vertragsabschlüsse ihren Zweck erfüllt haben, haben digitale Verträge eine Reihe von Vorteilen:

  • Schnellere Abwicklung

Eine E-Mail ist schneller aufgesetzt als ein Anschreiben. Zudem ist die Laufzeit einer Email um ein Vielfaches kürzer als die eines Einschreibens. Da der Vertragsabschluss immer auch die Rücksendung des unterzeichneten Originals beinhaltet, kann hier eine Menge Zeit gespart werden.

  • Sicherung der Inhalte

Ein physischer Vertrag kann immer auch eingesehen werden, da er in einer lesbaren Form existiert. Dateien sind aber verschlüsselbar, sodass sensible Inhalte nicht ohne Weiteres von Dritten eingesehen werden.

  • Sichere Unterzeichnung

Unterschriften zu fälschen, ist auf dem digitalen Weg noch einmal eine zusätzliche Herausforderung. Durch die strengen Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein digitaler Vertrag als unterzeichnet gilt, ist diese Form der Unterschrift besonders sicher. Für bedeutende Verträge bei Kreditabschlüssen ist dies von enormer Wichtigkeit.

  • Verwendung von weniger Papier

Zettelwirtschaft kann nicht jeder. Und selbst für diejenigen, die sich auf dieser Ebene sehr gut organisieren können, ist es schlicht einfacher, wenn zu den bereits bestehenden Akten nicht noch weitere hinzukommen. Zudem ist die Schonung von natürlichen Ressourcen ein brisantes Thema der Gegenwart, dem mit einem digitalen Vertrag Respekt gezollt werden kann.

Kleine, aber nicht unbedeutende Unterschiede

Den Unterschied zwischen einer digitalen und einer elektronischen Unterschrift solltet Ihr kennen. Dabei erscheint die Unterscheidung hier auf den ersten Blick etwas kleinlich. Das ist sie jedoch keinesfalls. Bei der elektronischen Unterschrift handelt es sich in erster Linie um ein Vertragsdokument, das mit einer nicht-analogen Unterschrift versehen wurde. Das kann die Unterzeichnung beim Paketboten sein oder ein Word-Dokument, in welches Ihr einfach den Scan Eurer Unterschrift eingefügt habt. Diese Art zu unterzeichnen, ist nicht besonders sicher.
Wesentlich zuverlässiger ist es bezüglich der Sicherheit mit digitalen Unterschriften – auch Signaturen genannt. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass das Vertragsdokument mit einem Datensatz verknüpft ist, der einer bestimmten Person – nämlich Euch – zugewiesen werden kann. Und das annähernd zweifelsfrei.

Arten der elektronischen Signatur

Zur analogen Unterschrift teilen elektronische und digitale Signatur also die Eigenschaft, dass sie eben nicht analog sind. Innerhalb der Differenzierung von elektronischen und digitalen Unterschriften gibt es aber noch einmal ein paar Unterarten. Diese sind:

  1. Die schlichte Text-Signatur

Schreibt Ihr unter eine E-Mail oder eine Nachricht im Internet Euren Namen, ist das eine Unterschrift mit Rechtsgültigkeit. Diese Unterzeichnung ist grundsätzlich immer dann gültig, wenn es per Gesetzt nicht anders vorgegeben wird. Arbeitsaufträge sind zum Beispiel auch mit dieser schlichten Signatur per Text rechtskräftig.

  1. Die qualifizierte elektronische Signatur

Per Gesetzt ist diese Form der Unterschrift mit der Analogen gleichgesetzt. Sie ist wesentlich sicherer als die Signatur per Text. Zustande kommt dies durch die Verwendung von Sicherheitszertifikaten und Zugangsschlüsseln. Außerdem können die Bestandteile der so abgeschlossenen Verträge nicht verändert werden, ohne dass dies sichtbar ist. Die Unterzeichnenden leisten ihre Unterschrift in diesem Fall mit einer Signaturkarte. Diese enthält die personenbezogenen Daten und wird mittels Lesegerät ausgelesen.

  1. Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Über das SigG (Signaturgesetz) wurden die Rahmenbedingungen für eine rechtsgültige Signatur dieser Art festgelegt. Mittlerweile ist an die Stelle dieser Regelung eine ersatzweise Verordnung getreten – das sogenannte VDG (Vertrauensdienstegesetz).

Alleinstellungsmerkmal ist hier die Zugänglichkeit des Dokumentes über einen besonderen Sicherheitsschlüssel. Alle Vertragsparteien bekommen mit diesem ihren jeweiligen Zugang. Der Schlüssel muss im Fall jeder unterzeichnenden Partei derselbe sein. Hierdurch kann die Rechtmäßigkeit der Unterschrift verifiziert werden. Versucht eine Partei zu unterzeichnen, die über einen abweichenden Schlüssel verfügt, handelt es sich um einen unautorisierten Zugriff. Die Schlüssel für den Zugang müssen über eine entsprechende Software generiert werden.

  1. Die fortgeschrittene elektronische Signatur inklusive Akkreditierung des Anbieters

Diese Form der Signatur vereint die Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit einer Garantie über die Sicherheit mittels Gütesiegel des Anbieters. Diese Akkreditierung ist freiwillig.

Der Vorgang

Wollt Ihr eine sichere digitale Unterschrift leisten, erfordert das eine Signaturkarte. Auf dieser befinden sich alle notwendigen personenbezogenen Daten, die im Zuge der Unterzeichnung mit dem jeweiligen Dokument verknüpft werden. Um diese Daten auf das Dokument zu übertragen, benötigt Euer Computer eine Schnittstelle: das Kartenlesegerät. Dieses wiederum gibt die ausgelesenen Daten dann an eine Software weiter, die das zu unterzeichnende Dokument einrichtet und Eure Unterschrift einfügt. Den Abschluss des Vorgangs kennzeichnet eine PIN-Abfrage, nach der das Dokument dann rechtsgültig von Euch unterzeichnet ist.

Beim Abschluss eines Kredites fügt sich die digitale Signatur dann wie folgt in den Prozess des Vertragsabschluss ein:

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Foto: beigestellt

Wichtige Ausnahmen

In einigen Fällen ist die Nutzung von digitalen Signaturen dem Gesetz nach nicht möglich. Das umfasst den Bereich der Urkunden, die in physischer Form vorliegen müssen, um den Status der Rechtsgültigkeit tragen zu können. Betroffen sind hiervon Urkunden, die folgende Verhältnisse versichern:

Zeitlich begrenzte Mieten mit einer Laufzeit von 12 Monaten nach BGB §550:

„Wird der Mietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, so gilt er für unbestimmte Zeit. Die Kündigung ist jedoch frühestens zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung des Wohnraums zulässig.“
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__550.html; abgerufen am 10.08.2022)

Bürgschaften natürlicher Personen nach BGB §766:

„Zur Gültigkeit des Bürgschaftsvertrags ist schriftliche Erteilung der Bürgschaftserklärung erforderlich. Die Erteilung der Bürgschaftserklärung in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Soweit der Bürge die Hauptverbindlichkeit erfüllt, wird der Mangel der Form geheilt.“
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__766.html; abgerufen am 10.08.2022)

Schuldversprechen nach BGB §780:

„Zur Gültigkeit eines Vertrags, durch den eine Leistung in der Weise versprochen wird, dass das Versprechen die Verpflichtung selbständig begründen soll (Schuldversprechen), ist, soweit nicht eine andere Form vorgeschrieben ist, schriftliche Erteilung des Versprechens erforderlich. Die Erteilung des Versprechens in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__780.html; abgerufen am 10.08.2022)

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Pixabay.com © stux CCO Public Domain Bestimmte Urkunden sind nur dann, wenn sie in physischer Form vorliegen, rechtsgültige Dokumente.

Vielseitig anwendbar

Abgesehen von wenigen Ausnahmen sind digitale Signatur also eine bequeme Möglichkeit, Verträge abzuschließen. Neben Krediten sind auch viele weitere Vertragsabschlüsse mit dieser neuen Form der Unterschrift möglich. Darunter fallen die Erteilung von Einzugsermächtigungen, die Unterzeichnung von Gerichtsdokumenten, ein Großteil der Kaufverträge sowie Bestellungen und Stornierungen.

Die elektronische Signatur im Alltag

Einen Kreditabschluss vollzieht man nicht alle Tage. Darüber hinaus haben aber auch schon andere Bereiche des digitalen Lebens aufgerüstet und sind für die neue und moderne Form der Unterschrift ausgerüstet.

IOS hat die Software auf Computern und Smartphones bereits mit einer entsprechenden Funktion ausgestattet. Hier kann einfach mit einem buchstäblichen Fingerzeig unterschrieben werden. Es handelt sich dabei jedoch nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur.

Android verfügt dagegen über keine werkseigene Applikation. Das Betriebssystem erlaubt jedoch die Signatur mittels Adobe Fill & Sign. Kostenlos ist dieser Service bis zur einschließlich fünften Unterschrift. Wie auch bei iOS, handelt es sich hierbei nicht um eine sichere Signatur mittels Signaturkarte.

Das Betriebssystem Windows setzt auch auf die Verwendung von Adobe-Software. Der PDF-Reader des Herstellers signiert Dokumente mittels hinterlegter Signaturdatei. Auf diese kann bequem für jede folgende Unterschrift zurückgegriffen werden.

Das Schreibprogramm Word hat dagegen nur begrenzt Möglichkeiten. Die einzigen Optionen hier eine Unterschrift einzufügen, sind die Folgenden:

  1. Einscannen und einfügen

Unterschreibt auf einem Blatt. Anschließend scannt Ihr das Blatt ein oder fotografiert es ab. Die Bilddatei könnt Ihr anschließend auf die benötigte Größe zuschneiden und in das Word-Dokument einfügen. Diese Lösung ist wenig elegant, aber funktional.

  1. Konvertieren und signieren

Ihr Könnt das Word-Dokument zur Signatur auch erst in eine PDF-Datei konvertieren. Anschließend öffnet Ihr die PDF-Datei und nutzt die Signatur-Funktion des Adobe PDF-Readers.

Sicherheit

Abschließend soll hier noch einmal nachdrücklich darauf hingewiesen werden, dass die bloße elektronische Signatur nicht über ausreichende Sicherheitsfunktionen verfügt. Wenn Ihr wichtige Dokumente auf diesem Wege signiert, geht Ihr immer auch das Risiko ein, dass die Unterschrift verändert oder gestohlen wird.

Da Geldinstitute sich dieser Gefahr bewusst sind, ist ein Kreditabschluss mit einer so unsicheren Unterschrift gar nicht erst möglich. Die Optionen sind hier lediglich, eine physische Unterschrift vor Ort zu leisten oder eine Form der qualifizierten elektronischen Signatur zu nutzen.

Bedenkt auch immer, dass die Aufbewahrung von eingescannten Unterschriften auf dem Computer ein enormes Sicherheitsrisiko birgt. Mittels Malware oder über Trojaner ist es möglich, dass diese Dateien abhandenkommen und von Kriminellen missbraucht werden. Nutzt daher lieber eine qualifizierte elektronische Signatur mit Signaturkarte und Kartenlesegerät.